PROCEDIMIENTO PARA OTORGAMIENTO DE CONTRATOS Y PERMISOS DE USO LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO ESENCIALES EN LAS ÁREAS SILVESTRES PROTEGIDAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

I.               PROPÓSITO

El propósito es estandarizar los pasos a seguir en la contratación u otorgamiento de permisos de uso en la prestación de servicios no esenciales, con el fin de mejorar la  atención a los visitantes de las Áreas Silvestres Protegidas del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), según lo establece el artículo 39 de la “Ley de Biodiversidad” Nº 7788 y su Reglamento.

 

II.              ALCANCE

Este procedimiento  se aplica en las Áreas Silvestres Protegidas que cuentan con los instrumentos técnicos requeridos que respaldan la prestación de servicios no esenciales.

 

III.            RESPONSABILIDADES

Todas las actividades que se establezcan en este procedimiento, estarán sujetas en su conjunto, a los principios fundamentales del servicio público, de manera tal que aseguren su continuidad, eficiencia, calidad total del servicio, precio razonable, adaptabilidad a las necesidades de los usuarios, siempre que no contravengan la protección de los recursos naturales

Los siguientes funcionarios (as) son responsables de la aplicación correcta del presente procedimiento, conforme con sus competencias.

a) La Dirección Ejecutiva del SINAC será quien dicte las directrices que aseguren la efectiva aplicación del “Procedimiento para el otorgamiento de contratos y permisos de uso la prestación de servicios no esenciales en las áreas silvestres protegidas del Sistema Nacional de Áreas de Conservación”, una vez que dicho procedimiento haya sido aprobado por el Consejo Nacional de Áreas de Conservación.

b) Desarrollo Financiero y la Gerencia de ASP serán los responsables de velar por que el procedimiento se encuentre actualizado y sea del conocimiento del personal del SINAC relacionado con la aplicación de este procedimiento, de manera que refleje resultados oportunos y eficientes al cumplir con el contenido y las instrucciones de éste.

c) Las Direcciones de las Áreas de Conservación implementarán las directrices emanadas de la Dirección Ejecutiva del SINAC. Además, en el caso de permisos de uso relacionados con los servicios no esenciales, las direcciones de las áreas de conservación aplicarán el procedimiento requerido para su otorgamiento.

d) La Proveeduría Institucional aplicará los procedimientos de contratación administrativa correspondientes

e) La Administración del ASP fiscalizará la adecuada prestación de los servicios y tendrá la obligación de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones contraídas.

f) El Comité Técnico del Área de Conservación garantizará el respaldo técnico que permita cumplir lo estipulado en el presente procedimiento

g) La gerencia de ASP será la responsable de velar por la adecuada operación de los servicios no esenciales brindados en su Área de Conservación

 

IV.      DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

Constitución Política, artículo 50

Ley Orgánica del Ambiente Nº 7554, artículos 2, 6 y 35, publicada el 13 de noviembre de 1995

Ley de Biodiversidad Nº 7788, publicada en La Gaceta Nº 101 del 27 de mayo de 1998 y su Reglamento

            Ley Forestal Nº 7575, publicada el 16 de abril de 1996

            Ley General de Administración Pública

            Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos

            Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento

            Los Planes Generales de Manejo de las ASP

Los Planes de Turismo de las ASP

 

V.             CONTENIDO

a. De la aprobación del CORAC

1.  Para iniciar el proceso de otorgamiento de servicios no esenciales el ASP debe contar con un instrumento técnico oficializado, que identifique la necesidad de  brindar el servicio a otorgar, puede ser: a) El  Plan general de manejo, b) El Plan de desarrollo de turismo sostenible del ASP

2. El Comité Técnico del AC deberá priorizar y recomendar al Director del AC, los servicios no esenciales a prestar en cada Área Silvestre Protegida

3. El Director del AC propondrá al CORAC los servicios no esenciales por medio de contrato o permiso de uso

4. El CORAC aprobará la propuesta del Director del AC sobre los servicios no esenciales a brindar dentro de las ASP.

 

b. Caracterización de los servicios no esenciales y otros estudios relacionados

5. La Dirección del AC hará la divulgación local, regional y nacional de los servicios que han sido identificados para ser brindados por la sociedad, utilizando los medios de comunicación disponibles.

6. La Dirección del AC conformará los equipos de trabajo requeridos para la elaboración de la caracterización de los servicios no esenciales a otorgar. En caso de que los equipos de trabajo identifiquen nuevos servicios, deberán presentarlos al Comité Técnico para que se inicie el proceso de análisis y aprobación.

Los equipos de trabajo estarán conformados, como mínimo, por el Gerente de ASP, el coordinador administrativo y el administrador del ASP o encargado del sector donde se van a brindar los servicios.

Los contenidos generales de la caracterización de los servicios se describen en el anexo No. 1.

7. La Dirección del AC gestionará la elaboración de estudios para la definición de los costos de la prestación de los servicios no esenciales relacionados con la caracterización respectiva.

8. Con base en la caracterización de los servicios y el estudio de costos  los equipos de trabajo valorarán la conveniencia de aplicar un permiso de uso o de un procedimiento de contratación administrativa.

9. En caso de que proceda la contratación administrativa, los equipos de trabajo en coordinación con la Proveeduría Institucional valorarán la aplicación, ya sea de un procedimiento ordinario o extraordinario de contratación administrativa, según corresponda. 

10.  Previo al inicio del trámite, la Dirección del AC deberá asegurarse que las actividades a ejecutar para el otorgamiento de los servicios no esenciales a terceros estén incluidas en el Plan Anual de Trabajo y el Plan de Adquisiciones, tanto para la elaboración de los estudios como para ejecutar el procedimiento de contratación administrativa o el otorgamiento del permiso de uso según corresponda.

11. En caso de determinarse que el procedimiento a seguir es el de contratación administrativa, el Director del AC remitirá la documentación a la Proveeduría Institucional quien aplicará el trámite correspondiente.

 

c. Procedimiento ordinario de contratación administrativa

12. El Director del Área de Conservación presentará ante la Proveeduría Institucional, el expediente que deberá contener: los términos de referencia del servicio o paquete de servicios según la caracterización, formulario de orden de inicio, oficio de justificación del servicio no esencial y el acuerdo de aprobación del CORAC.

13. La Proveeduría Institucional verificará la documentación presentada por el AC, confecciona el cartel de la Licitación Pública, y remite el pliego de condiciones al AC para su valoración y aprobación

14.  El Área de Conservación revisará el cartel, lo apruebará, rechazará o modificará y lo devolverá a la Proveeduría Institucional 

15. La Proveeduría Institucional continuará con el proceso de contratación administrativa

16. Una vez recibidas las ofertas, la Proveeduría Institucional remitirá al Área de Conservación toda la documentación para que los equipos de trabajo que caracterizaron los servicios, realicen el análisis técnico de las ofertas y aplicará la metodología de evaluación para la selección del contratista del Anexo 2

17. El Director del Área de Conservación, enviará a la Proveeduría Institucional el análisis técnico, con las observaciones y recomendaciones correspondientes

18.  La Proveeduría Institucional  continuará con el procedimiento de contratación administrativa y tramitará la formalización del contrato

19. El Administrador del ASP o quien ejerza este cargo dará la orden para que el contratista inicie el servicio,

20. El Contratista dará inicio al servicio

 

d. Procedimientos extraordinarios de contratación administrativa

21. El Director del Área de Conservación presentará ante la Proveeduría Institucional, el expediente que deberá contener: los términos de referencia del servicio o paquete de servicios según la caracterización, formulario de orden de inicio, oficio de justificación del servicio a contratar, acuerdo de aprobación del CORAC.

22. La Proveeduría Institucional verificará la documentación presentada por el AC y aplica el procedimiento extraordinario correspondiente.

23.  La Proveeduría Institucional  continuará con el procedimiento de contratación administrativa y tramitará la formalización del contrato

24. El Administrador del ASP o quien ejerza este cargo dará la orden para que el contratista inicie el servicio,

25. El Contratista dará inicio al servicio

 

e. Procedimientos extraordinarios de contratación administrativa que requieren la aprobación de la Contraloría General de la República

 

26. El Director del Área de Conservación presentará ante la Dirección Ejecutiva la solicitud de autorización por parte de la Contraloría General de la República del procedimiento extraordinario. Acompañada del expediente que deberá contener: los términos de referencia del servicio o paquete de servicios según la caracterización, formulario de orden de inicio, oficio de justificación del servicio no esencial y el acuerdo de aprobación del CORAC

27. La Dirección Ejecutiva remitirá a la Contraloría General de la República la solicitud de autorización

28. Una vez recibida la autorización por parte de la Contraloría General de la República, la Dirección Ejecutiva trasladará la documentación a la Proveeduría Institucional para su respectivo trámite.

29.  La Proveeduría Institucional  continuará con el procedimiento de contratación administrativa y tramitará la formalización del contrato

30. El Administrador del ASP o quien ejerza este cargo dará la orden para que el contratista inicie el servicio,

31. El Contratista dará inicio al servicio

 

f. Otorgamiento de permiso de uso

32. Con base en la caracterización de los servicios y el estudio de costos,  los equipos de trabajo valorarán si el servicio: a) no es económicamente atractivo y por lo tanto no hay muchos interesados en brindar el servicio, b) no habrá oferentes dispuestos a competir por ese servicio y no es atractivo desde el punto de vista comercial. Si se cumplen estas condiciones se propondrá otorgar un permiso de uso

33. El equipo de trabajo identificará posibles oferentes interesados en la prestación de este servicio mediante la aplicación de encuestas u otros mecanismos de consulta en las comunidades aledañas

34. De existir interés por parte de las comunidades aledañas, el equipo de trabajo presentará la caracterización del servicio, el análisis para el otorgamiento del permiso de uso  y los resultados de la identificación de posibles oferentes al Comité Técnico para su análisis. Adicionalmente, redactará la propuesta de resolución administrativa para el otorgamiento del permiso de uso

Para la presentación ante el Comité Técnico, deberá existir una solicitud formal de los interesados en participar como oferentes para la prestación del servicio. La solicitud será dirigida al Director del Área de Conservación. 

35. El Comité Técnico del AC recomendará al Director del AC, el otorgamiento del permiso de uso.

36. El Director del AC propondrá al CORAC la aprobación del otorgamiento del permiso de uso

37. El CORAC aprobará el otorgamiento del permiso de uso.

38. El Director del Área de Conservación firma resolución

39. El Administrador del ASP o quien ejerza este cargo dará la orden para que el permisionario inicie el servicio

40. El permisionario dará inicio al servicio

 

g. Otorgamiento de permiso de uso por solicitud del interesado

41. El interesado en obtener un permiso de uso para la prestación de un servicio determinado, deberá presentar solicitud formal al Director del Área de Conservación. Con la solicitud formal deberá incluirse un anteproyecto con la justificación técnica y económica respectiva,

42. El equipo de trabajo analizará el anteproyecto, no contraviene los objetivos del ASP y los instrumentos técnicos que los respaldan. Y presentará un informe del análisis realizado al Comité Técnico. Si es aceptada la propuesta, redactará la resolución administrativa para el otorgamiento del permiso de uso.

43. El Comité Técnico del AC recomendará al Director del AC, el otorgamiento del permiso de uso.

44. El Director del AC propondrá al CORAC la aprobación del otorgamiento del permiso de uso

45. El CORAC aprobará el otorgamiento del permiso de uso.

46. El Director del Área de Conservación firma resolución

47. El Administrador del ASP o quien ejerza este cargo dará la orden para que el permisionario inicie el servicio

48. El permisionario dará inicio al servicio

 

h. Evaluación de la prestación de los servicios no esenciales

49. El administrador del ASP o el encargado del sector  en su función de fiscalizador, al menos una vez al mes, deberá revisar y analizar en forma conjunta con el contratista o permisionario la información obtenida del buzón de sugerencias y proponer las acciones correctivas cuando corresponda.

50. El administrador del ASP, con base en la información del buzón de sugerencias, presentará un informe de los resultados obtenido de dicho análisis a la Dirección del Área de Conservación, con copia a la Gerencia de ASP respectiva.

51. Las Gerencias de ASP realizarán como mínimo dos veces al año, en el primero y segundo semestre, un informe sobre el estado y calidad de los servicios con base en la herramienta diseñará para este efecto y lo presentará a la Dirección del Área de Conservación.

52. La Dirección del Área de Conservación lo elevará al conocimiento del Consejo Regional respectivo.

53. La Dirección Ejecutiva del SINAC se reserva el derecho de realizar inspecciones directas, encuestas o cualquier otro mecanismo que permita evaluar la calidad del servicio bajo contrato o permiso de uso, cuando así lo considere conveniente.

 

ANEXO Nº 1

Caracterización de los servicios

La caracterización de los servicios deberá contener información de aplicación general para todos los servicios no esenciales dentro del ASP, así como información específica para cada uno de ellos:

I.          Información general del lugar y de los servicios:

• Uso del espacio por la Administración del ASP: Definir en que situaciones o actividades especiales, oficiales y/o de emergencia, la Administración del ASP puede utilizar las instalaciones bajo contrato o permiso.

·       Modificaciones de la infraestructura relacionada con los servicios no esenciales bajo contrato o permiso: Toda modificación, ampliación o remodelación que el contratista o permisionario requiera efectuar en el área donde opera el servicio no esencial, será solicitada por escrito  y deberá ser aprobada previamente y por escrito por parte de la  Administración del ASP.

 Una vez realizada la modificación pasará a ser propiedad del ASP, de manera que en caso de resolverse o rescindirse el contrato, el contratista o permisionario no podrá cobrar las mejoras. Al terminar la operación del servicio, el contratista o permisionario deberá devolver el local al menos en las condiciones en que lo recibió con la salvedad del desgaste y la depreciación generados por el uso racional del local o el transcurso del tiempo.

Para  efectos del mantenimiento y mejoras de instalaciones y equipo, será obligación del contratista o permisionario el cumplimiento  de lo establecido en  el Código Civil, artículo Nº 332.

Cuando se realicen las remodelaciones el contratista o permisionario deberá tomar en cuenta la seguridad de las personas e instalaciones, salud ocupacional de su personal y la gestión de riesgo de los mismos

El costo de la modificación, ampliación o remodelación deberá ser cubierto por el contratista o permisionario, en el caso de que el costo sea muy elevado la Administración podría reconocer parte del pago por medio de una reducción en el pago del canon

• Plan de atención de emergencias: El ÁSP deberá elaborar un Plan de Emergencias, el cual deberá ser de acatamiento obligatorio para cada contratista o permisionario. Así mismo, el contratista o permisionario, deberá comunicar en forma inmediata cualquier accidente, anomalía o daño relacionado con los usuarios del servicio.  

• Reglamento Interno de trabajo para el contratista o permisionario: deberá contemplar los siguientes aspectos: normas de comportamiento, presentación e higiene personal, capacitación del personal, uniformes y acreditación. Las contrataciones laborales será exclusiva responsabilidad del contratista, así como el pago de cargas sociales y demás responsabilidades de índole laboral. 

• El contratista y el personal contratado para la prestación de los servicios, deberán acatar en todo momento, las disposiciones emitidas por la Administración del ASP no podrá interferir en las decisiones y actuaciones relacionadas con la administración del ASP. Asimismo deberán guardar la debida discrecionalidad o confidencialidad sobre los aspectos internos de los que conozcan.

Además, a solicitud de la Administración podrán colaborar en diferentes acciones de apoyo relacionadas con la gestión del ASP, tales como, educación ambiental, información, mantenimiento de infraestructura, control y prevención de incendios forestales, entre otros.

• Pólizas para infraestructura y equipo: En caso de que aplique para el ASP, el contratista deberá suscribir una póliza de riesgo contra incendios, robos o riesgos naturales para el espacio donde se ofrezca el servicio no esencial, siempre y cuando se encuentre disponible en el mercado. Dicha póliza deberá encontrarse vigente en todo momento y acorde con las necesidades del  contrato. La no renovación de las pólizas se considerará una causal para la rescisión del contrato.

• Cobro por los servicios ofrecidos: El cobro de los servicios y su incremento serán autorizados por la Administración y no podrán ser diferenciados para nacionales y extranjeros.

• Prohibiciones para los contratistas o permisionarios: Se establece la prohibición de exhibir publicidad o propaganda política, comercial, religiosa o de cualquier otra índole, salvo la autorizada expresamente por la Administración.

Se prohíbe al contratista o permisionario utilizar el sitio donde se brinda el servicio no esencial para otras actividades ajenas al propósito de la contrato o permiso.

• Evaluación del servicio: El contratista o permisionario deberá disponer de un buzón de sugerencias, las cuales deberán ser analizadas mensualmente en conjunto con la Administración, quien será la que tenga el acceso al buzón.

• Inspección de instalaciones: El contratista o permisionario deberá permitir la inspección por parte de la Administración de las instalaciones y la prestación del servicio

• Condiciones para el funcionamiento del contrato o permiso: Los derechos que adquiere el contratista o permisionario por la operación del servicio que brinda serán intransferibles a terceros y no podrá establecer subarriendos o ceder en todo o en parte los derechos que este contrato le confiere.

En caso de que se produzca, demuestre y valore un daño ambiental producto de la operación del servicio, la Administración podrá rescindir el contrato respectivo o suspender el permiso, sin que ello genere derecho a indemnización

• Precio o monto del canon a pagar por el contratista o permisionario: En caso que el pago del canon o precio anual sea en efectivo, deberá ser depositado en el Fondo de Parques Nacionales.

En los casos en que la Administración requiera utilizar las instalaciones, la misma deberá resarcir al contratista o permisionario de los servicios, en un porcentaje de los ingresos que dejaría de percibir durante el período que dure la situación.

• Pago de los servicios públicos: El contratista o permisionario deberá pagar mensualmente el gasto de energía eléctrica, agua, teléfono, Internet. El pago podrá realizarse por medio de recibo si para el área dentro del contrato o permiso existen los medidores instalados o por medio del reconocimiento de un porcentaje del recibo total.

 

II.         Información específica sobre el servicio

• Lugar donde se brindará el servicio: Indicará el ASP donde se brindará el servicio, los centros de población cercanos y una descripción general de la ruta de acceso,   

• Condiciones actuales del sitio donde se desarrollará el servicio: Describirá  el espacio en m2 y los materiales e inmuebles con los que está construido, tipo de piso, techo, cielo raso, mobiliario y servicios con que cuenta, tales como, agua potable, energía eléctrica, servicio telefónico, Internet, entre otros.

• Descripción del servicio: Deberá incluir el tipo de servicio y una descripción sobre la prestación del mismo al mayor grado de detalle, incorporando condiciones de calidad óptima para satisfacer las necesidades básicas de los visitantes. Se deberá estimar el número de personas que podrían ser atendidas por el servicio de conformidad con el espacio físico y mobiliario disponible

• Condiciones de prestación del servicio: Deberá indicar el horarios, normas y estándares de calidad, cumplimiento de normativa vigente (ambiental, laboral, salud ocupacional, sanitaria, patentes municipales, tributación directa, CCSS, medidas veterinarias), la relación con los usuarios del servicio, requisitos específicos del personal para la prestación del servicio.

• Manejo de desechos sólidos y aguas servidas: El contratista o permisionario deberá presentar a la Administración un plan de manejo de desechos y residuos sólidos de conformidad con el tipo de servicio que operará, el cual deberá ser aprobado por la administración del ASP. Este plan debe contemplar un apartado específico para el tratamiento de residuos orgánicos, si así se amerita, el tipo embalaje a utilizar, la disposición y el transporte de los mismos.

Cuando corresponda, en el caso del tratamiento de las aguas servidas, la Administración aportará la infraestructura básica para dicho tratamiento, sin embargo, el contratista o permisionario será el  responsable del mantenimiento preventivo y correctivo

• Mantenimiento de instalaciones, menaje y equipo: Las mejoras y reparaciones menores de las instalaciones, menaje y equipo será responsabilidad del contratista o permisionario y las mismas se considerarán parte del costo de operación del servicio brindado. Dichas mejoras deberán ejecutarse con base en un plan aprobado por la administración del ASP.

Anexo Nº2

Metodología de evaluación para la selección de contratista.

Con el propósito de evaluar las ofertas se definieron los siguientes factores:

-    Monto de la oferta (precio)

-    Cercanía al ASP, si es una organización local, regional o nacional

-    Experiencia en la prestación del servicio

-    Actividades de apoyo a la conservación

Conforme con la particularidad de cada uno de las ofertas a evaluar se podrán adicionar nuevos factores y la asignación de los puntajes de ponderación variarán de acuerdo con la cantidad de factores y su participación en la determinación de la oferta